会計档案管理弁法の参考訳①

中国販路拡大コンサルタントの太田早紀です。

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会計档案管理弁法の参考訳①

　「会計档案管理弁法」は財政部の部会会議及び国家档案局の局務会議で改正案が採択されたので、これより改正後の「会計档案管理弁法」が公布され、2016年1月1日から施行されました。

　「会計档案管理弁法」の参考訳を掲載しますので、ご覧いただけますと幸いです。（合計2回）

※档案管理とは、資料や書類の管理を意味しています。

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　「会計档案管理弁法」

第一条 会計ファイルの管理を強化し、会計ファイルを有効に保護や活用するため、「中華人民共和国会計法」「中華人民共和国档案法」などの関連法律や行政法規に基づき、本弁法を制定する。

第二条 本弁法は、国家機関、社会団体、企業、事業単位及びその他の組織（以下、総称して「単位」という）の会計ファイルの管理に適用する。

第三条 本弁法にいう会計ファイルとは、単位が会計計算等の過程において受領または作成し、単位の経済取引事項を記録や反映させるものであり、保存価値のある文字や図表等の各種形式による会計資料を有し、コンピュータ等の電子デバイスを利用して作成、送信及び保存する電子会計ファイルを含む。

第四条 財政部及び国家档案局は会計ファイルの業務を全国的に管轄し、共同で全国画一的な会計ファイルの業務制度を制定し、全国的に会計ファイル業務に対する監督指導を行う。 県レベル以上の地方人民政府の財政部門と档案行政管理部門は、本行政区域内の会計ファイル業務を管理し、本行政区域内の会計ファイル業務に対する監督と指導を行う。

第五条 単位は会計ファイルの管理を強化し、会計ファイルの収集、整理、保管、利用及び確認、廃棄等の管理制度を確立、改善し、信頼できるセキュリティ保護技術及び措置を採用して、会計ファイルの真正性、完全性、利用性及び安全性を確保しなければならない。 単位のファイル管理機関またはファイル管理者が所属する機関（以下、総称して「単位のファイル管理機関」という）は本単位の会計ファイルの管理責任を負う。単位はファイル管理要件を備えた機関に、会計ファイルの管理を委託することができる。

第六条 下記の会計資料は保管しなければならない。 (1) 原始証憑、記帳証憑等を含む会計証憑 (2) 総勘定元帳、明細帳、日記帳、固定資産台帳、その他補助元帳等の会計帳簿 (3) 月次、四半期、半期、年次等の決算書 (4) 銀行残高調整表、バンクステートメント、税務申告書、会計ファイル移管台帳、会計ファイル保管台帳、会計ファイル廃棄台帳、会計ファイル確認意見書等の保存価値のある会計資料

第七条 単位は会計ファイルを管理するために、コンピュータ、ネットワーク通信等のテクノロジーを用いることができる。

第八条 同時に下記要件を満たす場合、単位内で作成された保管範囲に属する電子会計資料は電子形式による保存をすれば、電子会計ファイルとなる： （1）作成された電子会計資料のソースが、真正かつ有効であり、コンピュータなどの電子デバイスによって作成され送信されること （2）使用する会計計算システムは、電子会計資料を正確、完全かつ有効に受信および読み取ることができ、国家標準の保管様式に一致する会計証憑、会計帳簿、財務諸表等の会計資料を出力することができ、処理、照合及び承認等の必要な審査プロセスが制定されていること （3）使用する電子ファイル管理システムが、有効に電子会計ファイルを受信、管理及び利用でき、電子ファイルの長期保存要件を満たすとともに、電子会計ファイルに関連する他の紙ベースでの会計ファイルとの検索関係を確立していること （4）電子会計ファイルが改ざんされないために、有効な措置を採用していること

（5）天災、事故、人災による破損の影響を効果的に防止するため、電子会計ファイルのバックアップ体制が確立されていること （6）作成する電子会計資料が永久保存価値を有する、またはその他保存価値の高い会計ファイルではないこと

第九条 本弁法の第八条に規定する要件を満たし、単位が外部から受信した電子会計資料に「中華人民共和国電子署名法」の規定に従った電子署名が付されている場合、電子形式による保存をすれば、電子会計ファイルとなる。

第十条 単位の会計機関または会計スタッフが所属する機関（以下、総称して「単位の会計管理機関」という）は、保管範囲及び保管要件に従い、保管すべき会計資料を定期的に整理し、製本し、会計ファイルの保管台帳を作成する責任を負う。

第十一条 当年度に作成した会計ファイルは、会計年度終了後、単位の会計管理機関にて一時的に一年間保管し、その後、単位のファイル管理機関に移管して保管することができる。業務上の必要性から移管を延期する必要がある場合は、単位のファイル管理機関の同意を得るものとする。 単位の会計ファイル管理機関による会計ファイルの一時的な保管期間は、最長で3年を超えないものとする。一時保管期間中、会計ファイルの保管は国家档案管理の関連規定に従うものとし、かつ出納係は会計ファイルの管理を兼任してはならない。

第十二条 単位の会計管理機関が会計ファイルを移管する場合、会計ファイル移管台帳を作成し、国家档案管理の関連規定に基づいて、移管手続きをしなければならない。 紙ベースでの会計ファイルの移管時は、元の製本状態で保管しなければならない。電子会計ファイルを移管する場合、電子会計ファイルとその元データを一緒に移管し、かつフォーマットは国家档案管理の関連規定に従わなければならない。特殊なフォーマットの電子会計ファイルは、読み取りプラットフォームと一緒に移管しなければならない。 　　単位の会計ファイル管理機関が電子会計ファイルを受領する場合、電子会計ファイルの正確性、完全性、信頼性および安全性をテストし、要件を満たす場合のみ受け入れることができる。

第十三条 単位は関連制度に基づき会計ファイルを厳格に利用し、会計ファイルの閲覧、複写、貸出の際には登録手続きを行い、改ざんや破損を厳格に禁止しなければならない。 単位が保管する会計ファイルは、一般に貸し出してはならない。業務上必要であり、国家の関連規定に従って貸し出さなければならない場合は、その規定に従って関連する手続きを厳密に実施しなければならない。 会計ファイルを借用した単位は、会計ファイルを適切に保管、利用し、安全性および完全性を確保し、所定の期間内に返却しなければならない。

第十四条 会計ファイルの保管期間は、永久保管と定期保管の2つに分けられる。定期保管の期間は、一般的に10年と30年に分けられる。 会計ファイルの保管期間は、会計年度終了後の最初の日から起算する。

第十五条 各種会計ファイルの保管期間は原則として本弁法の別表により実施するものとし、本弁法に定める会計ファイルの保管期間を最短の保管期間とする。

単位の会計ファイルの具体的名称が、本弁法の別表に記載されたファイルの名称と一致しない場合は、類似のファイルの保管期間に従うものとする。

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