中国販路拡大コンサルタントの太田早紀です。
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会計档案管理弁法の参考訳②
「会計档案管理弁法」は財政部の部会会議及び国家档案局の局務会議で改正案が採択されたので、これより改正後の「会計档案管理弁法」が公布され、2016年1月1日から施行されました。
「会計档案管理弁法」の参考訳を掲載しますので、ご覧いただけますと幸いです。（合計2回）
※档案管理とは、資料や書類の管理を意味しています。
「会計档案管理弁法」
第十六条 単位は定期的に保管期間を過ぎた会計ファイルを確認し、会計ファイルの確認意見書を作成しなければならない。確認の結果、引き続き保管する必要のある会計ファイルは再度保管期間を定めなければならない。保管期間が過ぎた保存価値のない会計ファイルは廃棄することができる。
第十七条 会計ファイルの確認は、単位のファイル管理機関が主導し、単位の会計、監査、監督等の機関または担当者を組織し、共同で実施する。
第十八条 確認の結果、破棄可能となった会計ファイルは、次のプロセスを経て廃棄する。 (1)単位のファイル管理機関は、廃棄する会計ファイルの名称、巻、冊数、開始及び終了年度、ファイル番号、保管期間、保管年数及び廃棄日等を記載した会計ファイル廃棄台帳を作成しなければならない。 （2)単位の責任者、ファイル管理機関の責任者、会計管理機関の責任者、ファイル管理機関の担当者及び会計管理機関の担当者は、会計ファイル廃棄台帳に署名しなければならない。 （3）単位のファイル管理機関は、会計ファイルの破棄業務をとりまとめ、会計管理機関と共同で破棄を監督するための人員を派遣する責任を負う。監督者は会計ファイルの廃棄前に、会計ファイル廃棄台帳に記載された内容に基づいて照合を行う。会計ファイルの廃棄後、会計ファイル廃棄台帳に署名または押印しなければならない。 電子会計ファイルの破棄は、電子ファイルに関する国の規定を遵守し、単位のファイル管理機関、会計管理機関及び情報システム管理機関は共同で破棄を監督するための人員を派遣しなければならない。
第十九条 保管期間を過ぎたが債権債務の清算が完了していない会計証憑及び関連のその他未結了事項の会計証憑は破棄してはならず、紙ベースでの会計ファイルは単独で原資料から抜き出し、電子会計ファイルは単独で別途保管し、未結了事項が結了するまで保管しなければならない。
単独で原資料から抜き出しまたは別途保管する会計ファイルは、会計ファイル確認意見書、会計ファイル破棄台帳および会計ファイル保管台帳に記載しなければならない。
第二十条 単位が登記抹消、解散、破産等の理由により終了する場合、終了または登記抹消手続きの前に作成された会計ファイルは、国家档案管理の関連規定に従って処分する。
第二十一条 単位の分割後、分割元の単位が存続する場合、その会計ファイルは分割後に存続する側が画一的に保管し、他方はその業務に関する会計ファイルを閲覧し、複写することができる。
単位の分割後、分割元の単位が解散する場合、その会計ファイルは、当事者間で協議し、どちらか一方が国家档案管理の関連規定に基づいて処理しなければならず、各当事者はその業務に関する会計ファイルを閲覧および複写することができる。
単位の分割中において、未結了の会計取引に関わる会計証憑は、単独で抜き出して業務関係者が保管し、規定に基づき引継ぎ手続きを行う。
単位は事業を他の単位に移管するために処理することになった関連の会計ファイルは、分割元の単位が保管するものとし、承継単位はその事業に関わる会計ファイルを閲覧し、複写することができる。そのうち未結了の会計取引に関わる会計証憑は、単独で抜き出し、承継単位が保管し、規定に基づき引継ぎの手続きを行う。
第二十二条 単位の合併後、各単位が解散または単位の一方が存続し他方が解散する場合、各単位の会計ファイルは合併後の単位が保管するものとする。単位の合併後、各単位が存続する場合、その会計ファイルは各単位が引き続き保管する。
第二十三条 建設業関連の単位がプロジェクトの建設期間中に作成した会計ファイルで、建設プロジェクトの承継単位に移管する必要がある場合、竣工に関する決算が完了した後、適時に移管し、規定に基づいて引継ぎ手続きを行わなければならない。
第二十四条 単位間で会計ファイルの受渡をする場合、当事者間で会計ファイルの受け渡しの手続きを行うものとする。 会計ファイルを引き渡す単位は、引き渡す会計ファイルの名称、巻、冊数、開始年度および終了年度、ファイル番号、保管期間および保管年数等を記載した会計ファイル移管台帳を作成しなければならない。 会計ファイルの引き渡し時、双方は会計ファイル引き渡し台帳に記載された内容ごとに引き渡し、かつ双方の単位責任者の監督を受けなければならない。引き渡し完了後、双方の担当者及び監督者は会計ファイル移管台帳に署名または捺印する。 電子会計ファイルは、その元データとともに移管し、特殊なフォーマットの電子会計ファイルは、その読み取りプラットフォームとともに引き渡されなければならない。ファイルの受領単位は、保管した電子会計ファイルのキャリアおよびその技術環境を検査し、受領した電子会計ファイルの正確性、完全性、信頼性や安全性を確保しなければならない。
第二十五条 単位の会計ファイルおよびそのコピーを携帯、移送または送信により国外へと持ち出す必要がある場合、国家の関連規定に従って実施する。
第二十六条 単位が仲介業者に記帳代行を委託する場合、締結する委託契約書内に、会計ファイルの管理に関する要件とそれに対応する責任を明記しなければならない。
第二十七条 本弁法の規定に違反した単位および個人は、「中華人民共和国会計法」、「中華人民共和国档案法」等の法令に基づき、県レベル以上の人民政府の財務部門および档案行政管理部門が処理し、処罰するものとする。
第二十八条 予算、計画、制度等の文書資料で、文書の保管管理規程に準拠しているものは、本弁法の対象とはならない。
第二十九条 ファイル保管機関の設置またはファイル保管要員を配置する要件を備えていない単位及び法律に基づき会計帳簿を設置している個人事業主は、その会計ファイルの収集、整理、保管、利用及び確認、廃棄等について、本弁法を参照するものとする。
第三十条 各省、自治区、直轄市及び計画都市の人民政府財政部門、档案行政管理部門、新疆生産建設兵団財務局、档案局、国務院の各事業主管部門及び中国人民解放軍の総バックオフィス部門は、本弁法に基づき、具体的な措置を制定することができる。
第三十一条 本弁法は、財政部及び国家档案局が解釈を担当し、2016年1月1日から施行する。財政部及び国家档案局が1998年8月21日に公布した「会計档案管理弁法」（財会［1998］32号）」は、同時に廃止されるものとする。
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